1.
Общая
характеристика механизма управления
2. Механизм
принятия решений
3. Этапы и
организация процесса разработки решений
4.
Методы оптимизации решений
5.
Методы анализа управленческих решений
6.
Методы прогнозирования управленческих решений
7.
Принципы экономического обоснования
управленческих решений
8.
Требования к оформлению решений
9.
Система контроля реализации управленческих
решений
10.
Информационное обеспечение процесса разработки управленческих
решений
Основным инструментом управления является строго последовательная цепочка действий. Их совокупность составляет механизм технологии управления, он состоит из следующих операций:1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МЕХАНИЗМА УПРАВЛЕНИЯ
Суть управления принципиально представляет упреждение событий, направленное воздействие на процессы планирования.
Планирование — это постановка общих и частных целей. Цель представляет собой идеальную (мыслительную) модель результата. Она воплощает конечное звено последующего превращения или преобразования ситуации. Цель — ключевой фактор любой деятельности, она идеально предвосхищает и направляет движение труда к результату. Суть управленческого процесса и заключается в том, чтобы координировать действия по линии совпадения цель—результат, сводя к минимуму неизбежные рассогласования в силу высокой динамичности всех компонентов технологии производства, его внешней и внутренней среды.
Для того, чтобы определить цели деятельности и принять решение о том, как двигаться к ней, необходимо осуществить сбор, переработку и синтез диагностической информации об объекте управления. Этот процесс должен, прежде всего, обязательно отвечать двум требованиям:
Недостаток информации может упустить выработку ряда альтернатив, которые на самом деле ближе всего к реальному развитию ситуации и ее решению. Объективность и полнота информации уменьшают неизбежное вторжение негативных явлений в потоки информации управляющего цикла. Совокупность сведений о той или иной управленческой ситуации получила условное название ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ. Эти сведения охватывают все каналы коммуникации между разными лицами, службами, подразделениями от личных контактов до телефаксов. Подготовка информационной модели также должна осуществляться с учетом ряда правил. Одно из них состоит в том, что восхождение информации на уровень вышестоящего руководителя предполагает устойчивую ориентацию на индивидуальные особенности последнего и соответствие ОПЕРАТИВНЫМ ЕДИНИЦАМ мышления, которые характерны для руководителей того или иного ранга (рис.2).
В зависимости от ранга и полномочий тот или другой работник ориентирован на отражение определенных признаков и переменных ситуаций.
При этом каждый из руководителей должен совмещать в себе двойное видение любой проблемной ситуации. Двойное видение — важное правило вертикальной коммуникации на пирамиде власти. С одной стороны, руководитель получает информацию о реальной проблеме на уровне функциональной роли и осмысливает ее согласно всем целям и задачам. С другой стороны, он должен выбрать такой ракурс ее переработки, чтобы она соответствовала уровню компетенции вышестоящего руководителя и укладывалась в поле его оперативных единиц мышления.
Таким образом, можно сказать,
что узловые механизмы управленческого процесса – планирование, целеполагание и
принятие решения - по существу формируют модель результата и свернутую программу
действий. В
единстве они пронизаны тем, что надо делать и как надо делать, чтобы ситуация из
исходного состояния перешла в новое искомое, чтобы цели сформулировали будущий
результат и принятое решение отобрало способы или вариант действия, направленный
на достижение этого результата или перехода ситуации из состояния 1 в состояние
2 (Рис.1).
Следующее важное звено управленческого процесса представляет организация исполнения. Эту функцию можно расчленить на две составляющие: ПОСТРОЕНИЕ ПРОГРАММЫ действий и ПЕРЕДАЧА НА УРОВЕНЬ СУБЪЕКТА ИСПОЛНЕНИЯ. Построение программы действий очень варьирует от развернутого жесткого алгоритма до общего контура цели и диапазона альтернатив решений. Эти вариации зависят от многих переменных управленческой ситуации.
Особое значение имеют психологические аспекты движения информации. Управленческая информация переходит от субъекта управления к субъекту исполнения. Данный переход в полном объеме включает все элементы коммуникативного процесса (что, как, где, зачем, кому).
Передача цели как модели результата и программы действий на уровень исполнителей претерпевает процессы перекодирования и дифференциации потоков информации.
Узловая проблема управленческого общения на передаточной ступени заключается в том, чтобы сохранить минимальное искажение информации при переходе ее с одной - темы знаков на другую.
Передача решения на исполнение уступает место функции КОНТРОЛЯ И ОЦЕНКИ как текущих, так и конечных результатов. Контроль и оценка — это механизм сличения и коррекции. Другими словами, они составляют петлю обратной связи, которая и осуществляет взаимоприспособление образа цели и параметров результата.
Весь цикл и контур управления представляет собой многообразное сочетание малых и больших кругов циркуляции информационных потоков, уложенных на шкалу времени. Круги циркуляции (на шкале времени) и представляют собой модель колеса в колесе, переплетающие в себе оперативные тактические и стратегические цели управленческой деятельности.
Принятие решений означает разрешение проблемной ситуации, которая представляет собой такое взаимодействие человека как субъекта мышления и объекта, при котором возникает противоречие между имеющимися знаниями и способами действия на основе потребности в новых знаниях о внешних условиях и актуальных элементах среды. Проблемная ситуация включает следующие компоненты:
1) познавательную потребность, и в том аспекте проблемная ситуация — это состояние субъекта;
2) интеллектуальные возможности;
3) неизвестные
знания или проблему-задачу. Именно сочетание этих трех
компонентов отличает проблемную ситуацию от различных познавательных ситуаций.
Выделяют три варианта таких ситуаций:
а) когда человек знает то, что
он знает,—в этом случае нет проблем, нет и необходимости в мышлении;
б) когда он не знает, что он не знает, — в этом случае можно говорить о
будущих научных проблемах, которые еще не встали перед человеком;
в)
когда он знает то, что он не знает. В этом случае он имеет дело с подлинной
проблемной ситуацией. Одна из ее особенностей и состоит в том, что человек
может, опираясь на свои резервы, вычленить задачу или проблему и найти ее
решение. Принять решение в управлении означает еще и сформулировать цель,
поставить теперь эту задачу для субъекта исполнения, дать общее направление и
наметить программу действий, открытую для коррекции.
Принятие решений в ряде случаев приобретает специфические признаки в зависимости от вида проблемной ситуации и условий управленческой деятельности. Различают три вида проблемных ситуаций:
1). Детерминированные. Это ситуации, в которой события и явления увязаны линейной причинно-следственной связью (самый простой пример: если солнце садится, скоро будет темно).
2) Вероятностные. Это ситуации, в которых наступление того или иного события, проявление свойства может осуществиться с той или другой степенью вероятности (например: падающая монета или кубик с цифрами).
3) Стратегические. Это ситуации, в которых определенное явление может или должно произойти в отдаленном будущем (например: выполнение годового плана, получение диплома, получение урожая и т. д.).
В реальной жизни все эти виды ситуаций могут переплетаться между собой на оси времени и событий и определяют движение управленческой информации в разных конкретных циклах и стадиях.
Управленческие решения могут различаться по ряду признаков. На их основе составляются варианты классификации решений:
1) по степени охвата и сложности объекта;
2) по длительности времени, в течение которого действует принятое решение. В этой связи решения могут быть кратковременные, или оперативные, и долговременные. Особенности поставленных целей обусловливают тактические и стратегические ориентиры управления;
3) по значению, месту и роли решения в жизни общества. Одни решения затрагивают коренные проблемы всего общества (пример: передача власти органам самоуправления), другие - затрагивают отдельные стороны каких-либо сфер жизни регионов или подразделений;
4) по объему и направленности решений. Одни формируют общую цель, другие могут быть более конкретными и детализированными;
5) по степени директивности выполнения. В этом измерении решения могут варьировать от строго обязательных до советов и пожеланий,
Любое управленческое решение в процессе его выработки, принятия и передачи к исполнению должно отвечать некоторым важным требованиям.
Прежде всего, управленческое решение должно быть ОБЪЕКТИВНО и НАУЧНО ОБОСНОВАННО.
Очень важно сохранить неразрывную связь с реальным положением дел, отражением которых и должна выступать информационная модель Другим критерием управленческих решений часто выступает их ПОЛНОТА. Она определяет, насколько в принятии решения охвачены, проанализированы и учтены все главные элементы ситуации. При отсутствии полноты анализа на ход и развитие ситуации могут неожиданно повлиять те факторы, которые не были спрогнозированы в рамках оперативных единиц мышления при формировании общей модели и последующих шагов управления.
Важным требованием к принятию решения, является его СВОЕВРЕМЕННОСТЬ. Всякое запаздывание назревшего решения как целеуказующего, так и корректирующего начальную модель результата, утрачивает эффективность управления и может приводить к "эффекту бумеранга", который бьет субъекта, принявшего решение.
Культура управленческого труда формирует еще два немаловажных требования к субъекту власти. Это АДРЕСНОСТЬ — кому предпосылается решение и СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ. Расплывчатые и безадресные решения, как и общие наставления в системе вертикальных отношений, вряд ли способствуют плодотворной деятельности.
В отношениях, предполагает обязательное соблюдение этих требований.
3. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ И ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА РАЗРАБОТКИ РЕШЕНИЙ
Принятие решения представляет собой многоступенчатый процесс. Обозначим основные ступени или шаги этого процесса:
1) постановка цели решения;
2)
установление критериев решения;
3) разделение
критериев;
4) выработка альтернатив;
5) сравнение альтернатив;
6) определение
риска;
7) оценка риска;
8)
принятие решения.
Остановимся на краткой характеристике некоторых из них. Так первый шаг определяется его тесной связью с ситуацией и предшествующими решениями. Он ставит вопрос о выборе, который надо сделать, и задает направление поиска альтернатив. Вместе с тем сама постановка цели как первый шаг в процессе принятия решений, определяя зону поиска, исключает возможные альтернативы, лежащие за ее пределами.
При постановке цели решения каждый предприниматель должен ответить на три вопроса:
1) Какой выбор я пытаюсь сделать?
2) Почему эти решения необходимы?
3) Каким было последнее решение?
Убедившись в том, что решение принимается в нужной зоне, можно приступить к процессу выбора решения и установить критерии решения. Критерии решения исходят из полученных результатов. Они и составляют основу выбора. Главный вопрос заключается в следующем: "Какие факторы следует учитывать при осуществлении выбора?". Это в т о р о й ш а г в рамках данной функции.
В ситуации группового решения все лица могут иметь возможности сформулировать совокупность этих факторов. Важно, чтобы каждый руководитель осмысливал ситуации и требования к прилагаемому решению не только с позиций тех требований, которые лежат в плоскости его функционального статуса, но и шире — с позиций общего результата.
Ш а г т р е т и й — это разделение выделенных и сформулированных критериев на "жесткие" и "мягкие", т. е. обязательные и желательные.
С позиций дифференцированного набора критериев проводится выработка вариантов решения или альтернатив.
В этом процессе и состоит ч е т в е р т ы й ш а г, или ступень, принятия решения.
П я т ы й ш а г заключается в сравнении этих наработанных альтернатив.
Естественно, что анализ и сравнение осуществляются на основе составленных критериев.
Однако в анализе альтернатив важно определить и прогнозировать степень риска. Определение риска составляет шестой шаг в принятии решений. Эта процедура основа - на двух главных источниках. Первый обусловлен тем, что решения, как правило, принимаются в условиях дефицита времени. Второй источник состоит в том, что в анализе альтернатив не всегда удается учесть новую информацию, которой постоянно наполняется реальная ситуация.
Процесс разработки управленческого решения относится к разряду управленческих процессов.
Аналогично производственным
процессам на основные, вспомогательные и обслуживающие подразделяются
управленческие процессы. Только здесь в качестве предмета труда выступает
управленческое решение, информация, нормативно-технический или управленческий
документ. Если операция направлена на изменение
любого параметра управленческого предмета
труда, то этот процесс будет основным. К обслуживающим управленческим процессам
относятся процессы по накоплению, контролю и передаче предмета труда. К
вспомогательным — все те, которые создают нормальные условия для протекания
основных и обслуживающих процессов: изготовление, приобретение или ремонт
средств технического оснащения и т.п.
Проектирование любых процессов осуществляется на основе анализа и разработки мер по углублению межпроизводственной, внутрипроизводственной, технологической и функциональной специализации. факторами углубления любой формы специализации являются унификация, типизация и стандартизация операций, процедур, методов, информации и других элементов систем управления.
Основными принципами рациональной организации любых процессов являются пропорциональность, непрерывность, параллельность, прямоточность, ритмичность, а также концентрация однородных предметов труда (деталей, информации, документов и т.п.) в одном месте, гибкость процесса. Рассмотрим эти принципы подробнее.
Пропорциональность — принцип, выполнение которого обеспечивает равную пропускную способность разных рабочих мест одного процесса, пропорциональное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами, кадрами и т.д.
Непрерывность — принцип рациональной организации процессов, определяемый отношением рабочего времени к общей продолжительности процесса.
Параллельность — принцип рациональной организации процессов, характеризующий степень совмещения операций во времени. Виды сочетаний операций: последовательное, параллельное и параллельно-последовательное.
Прямоточность — принцип рациональной организации процессов, характеризующий оптимальность пути прохождения предмета труда, информации и т.п.
Ритмичность — принцип рациональной организации процессов, характеризующий равномерность их выполнения во времени.
Оптимизация решения — это процесс перебора множества факторов, влияющих на результат. Оптимальное решение — это выбранное по какому-либо критерию оптимизации наиболее эффективное из всех альтернативных вариантов решение.
Поскольку процесс оптимизации дорогостоящий, то ее целесообразно применять при решении стратегических и тактических задач любой подсистемы системы менеджмента. Оперативные задачи должны решаться с применением, как правило, простых, эвристических методов.
Методы оптимизации:
• анализ;
• прогнозирование;
• моделирование, которое, в свою очередь, делится на логическое, физическое и экономико-математическое моделирование.
К анализу, также как и другим функциям менеджмента, должны применяться научные подходы и принципы. К специфическим принципам анализа относятся следующие:
1) принцип единства анализа и синтеза предполагает разложение на составные части анализируемых сложных явлений, предметов с целью глубокого изучения их свойств и в последующем рассмотрении их в целом во взаимосвязи и взаимозависимости;
2) принцип выделения ведущего звена (ранжирование факторов) предполагает постановку целей и установление способов достижения этой цели. При этом всегда выделяется основное (ведущее) звено, применяя методы факторного анализа и структуризации проблемы;
3) принцип обеспечения
сопоставимости вариантов анализа по
объему, качеству, срокам, методам получения
информации и условиям применения объектов анализа и другим
условиям;
4) принцип оперативности и своевременности анализа направлен на сокращение времени выполнения работ за счет реализации принципов рациональной организации частичных процессов пропорциональности, параллельности, прямоточности, непрерывности, ритмичности и др.), кодирования и автоматизации информационного обеспечения, повышения качества информации и методов анализа;
5) принцип количественной определенности предполагает количественное выражение:
б) связей между компонентами системы менеджмента;
в) степени неопределенности и риска при принятии решения.
Метод сравнения позволяет оценить работу фирмы, определить отклонения от плановых показателей, установить их причины и выявить резервы.
Основные виды сравнений, применяемые при анализе:
Индексный метод применяется при изучении сложных явлений, отдельные элементы которых неизмеримы. Как относительные показатели индексы необходимы для оценки выполнения плановых заданий, для определения динамики явлений и процессов.
Индексный метод позволяет провести разложение по факторам относительных и абсолютных отклонений обобщающего показателя, в последнем случае число факторов должно быть равно двум, а анализируемый показатель представлен как их произведение.
Балансовый метод предполагает сопоставление взаимосвязанных показателей хозяйственной деятельности с целью выяснения и измерения их взаимного влияния, а также подсчета резервов повышения эффективности производства. При применении балансового метода анализа связь между отдельными показателями выражается в форме равенства итогов, полученных в результате различных сопоставлений.
Метод цепных подстановок заключается в получении ряда корректированных значений обобщающего показателя путем последовательной замены базисных значений факторов — сомножителей фактическими.
Сравнение значений двух стоящих рядом показателей в цепи подстановок позволяет исчислить влияние на обобщающий показатель того фактора, базисное значение которого заменяется на фактическое.
Метод элиминирования позволяет выделить действие одного фактора на обобщающие показатели производственно-хозяйственной деятельности, исключает действие других факторов.
Графический метод является средством иллюстрации хозяйственных процессов и исчисления ряда показателей и оформления результатов анализа.
Графическое изображение экономических показателей различают по назначению (диаграммы сравнения, хронологические и контрольно-плановые графики), а также по способу построения (линейные, столбиковые, круговые, объемные, координатные и др.).
функционально-стоимостный анализ (ФСА) — это метод системного исследования, применяемого по назначению объекта (изделия, процессы, структуры) с целью повышения полезного эффекта (отдачи) на единицу совокупных затрат за жизненный цикл объекта. Особенность проведения ФСА заключается в установлении целесообразности набора функций, которые должен выполнять проектируемый объект в конкретных условиях, либо необходимости функций существующего объекта.
Экономико-математические методы анализа (ЭММ) применяются для выбора наилучших, оптимальных вариантов, определяющих хозяйственные решения в сложившихся или планируемых экономических условиях.
Примерным перечнем задач экономического анализа, для решения которых могут быть использованы ЭММ, является:
• оценка разработанного с помощью ЭММ плана производства продукции;
• оптимизация хозяйственной программы, распределения ее по цехам и оборудованию и количеству продукции (работ);
• оптимизация распределения хозяйственных ресурсов, раскроя материала, определения напряженности норм;
• оптимизация уровня унификации составляющих частей изделия и средств технологического оснащения;
• установление оптимальных размеров предприятия, цеха, участка и т.п.;
• определение оптимального ассортимента изделий;
• определение наиболее рациональных маршрутов внутризаводского транспорта, размещение складов;
• определение границ целесообразности проведения капитального ремонта, рациональных сроков эксплуатации оборудования и замена его новым;
• установление и сравнительный анализ экономической эффективности использования единицы ресурса каждого вида с точки зрения оптимального варианта решения;
• определение внутрихозяйственных потерь в связи с возможным оптимальным решением.
При осуществлении анализа управленческих решений можно использовать различные приемы.
Прием сводки и группировки. Сводка предполагает подведение общего результата действия различных факторов на обобщающий показатель производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Группировка заключается в выделении среди изучаемых явлений характерных групп по тем или иным признакам. Сгруппированные данные оформляются в виде таблиц. Такая таблица представляет форму рационального изложения цифровых характеристик, изучаемых явлений и процессов.
Прием абсолютных и относительных величин. Абсолютные величины характеризуют размеры (величины, объемы) экономических явлений. Относительные величины характеризуют уровень выполнения плановых заданий, соблюдение норм, темпы роста и прироста, структуру, удельный вес или показатели интенсивности.
Прием средних величин используется для обобщающей характеристики массовых, качественно однородных, экономических явлений. Выражает собой отличительную особенность данной совокупности явлений, устанавливает ее наиболее типичные черты.
В экономическом анализе в зависимости от конкретной цели используются различные виды средних величин: средние арифметические, геометрические, простые, средневзвешенные.
Прием динамических рядов предполагает характеристику изменений показателей во времени, показ последовательных значений показателей, вскрытие закономерностей и тенденций развития. Различают ряды моментные — для характеристики изучаемого объекта за различные моменты времени и периодические — за определенный период времени.
Прием сплошных и выборочных наблюдений. Сплошные наблюдения предполагают изучение всей совокупности явлений, характеризующих какую-либо одну сторону производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Выборочные наблюдения предполагают изучение хозяйственной деятельности предприятия на основе типовых представителей всей совокупности явлений, процессов. По данным выборочных наблюдений на основе методов теории вероятностей определяется возможность распространения выводов на всю генеральную совокупность изучаемых явлений.
Прием детализации и обобщения. Детализация проводится путем разложения обобщающего (конечного) показателя на частные. Расчленяя и детализируя сложные показатели по отдельным составным частям и факторам, определяют влияние каждого из них на эти показатели.
Обобщения раскрывают связь между частями целого (объекта, явления, процесса), итогами деятельности и отдельных подразделений и определяют степень их влияния на общие результаты.
Целью прогнозирования управленческих решений является получение научно обоснованных вариантов тенденций развития показателей качества, элементов затрат и других показателей, используемых при разработке перспективных планов и проведении научно-исследовательских (НИР) и опытно-конструкторских работ (ОКР), а также развитии всей системы менеджмента.
К основным задачам прогнозирования относятся:
Принцип непрерывности требует корректировки прогноза по мере поступления новых данных об объекте прогнозирования или о прогнозном фоне. Корректировка прогнозов должна носить дискретный характер, причем оптимальные сроки обновления прогнозов могут быть выявлены только по результатам практического использования (ориентировочно два раза в пятилетку), т.е. результаты реализации прогнозов, уточнение потребностей, изменение тенденций развития объекта или прогнозного фона должны периодически поступать к разработчику прогноза.
Принцип адекватности прогноза объективным закономерностям характеризует не только процесс выявления, но и оценку устойчивых тенденций и взаимосвязей в развитии производства и создании теоретического аналога реальных экономических процессов с их полной и точной имитацией. Реализация принципа адекватности предполагает учет вероятностного характера реальных процессов господствующих тенденций и оценку вероятности реализации выявленной тенденции
В результате оптимизации прогнозных значений полезного эффекта и затрат по критерию максимизации экономического эффекта из множества альтернативных вариантов должен быть выбран наилучший.
Основными источниками исходной информации для прогнозирования являются:
По назначению и характеру функционирования вся информация делится на научно-техническую и технико-экономическую информацию, справочно-нормативную информацию, информацию прогнозной ситуации и информацию обратной связи.
Исходная информация включает данные, используемые в процессе выбора метода прогнозирования, создания методик и справочно-нормативных материалов. От полноты и достоверности этой группы информации зависит научная обоснованность применяемых методов прогнозирования, обоснованность и точность прогнозов.
Объем и состав справочно-нормативной информации зависит от степени дифференциации прогнозных расчетов.
Информацию прогнозной ситуации образуют данные, характеризующие цели прогноза и условия, в которых будет протекать развитие прогнозируемого объекта. Состав этой информации и ее объем также зависят от принятых методов прогнозирования, от степени дифференциации и требуемой точности прогнозных расчетов.
Информацию обратной связи составляют данные проведенных научно-технических прогнозов, данные об отклонениях фактического состояния объекта прогнозирования от прогнозных величин, а также об отклонениях фактического состояния прогнозного фонда от показателей, принятых при прогнозировании. Информация обратной связи позволяет оценить фактическую достоверность прогноз качества справочно-нормативных материалов и выявить причины отклонений.
Существуют различные методы прогнозирования:
1. Нормативный метод применяется для прогнозирования эффективности, сроков замены оборудования, возможностей насыщения рынков сбыта для объектов массового производства. Срок упреждения - до 10—15 лет.
2. Экспериментальный метод применяется для прогнозирования эффективности и сроков замены проектируемого оборудования, сроков выпуска продукции, возможности и сроков насыщения проектируемой продукцией рынков сбыта, нетрадиционных объектов массового производства, не имеющих аналогов на стадии завершения рабочего проектирования. Срок упреждения до 10—15 лет.
3. Параметрический метод применяется для составления среднесрочных прогнозов полезного эффекта, возможного изменения рынков сбыта анализируемой продукции серийного производства. Срок прогнозирования до 10 лет.
4. Метод экстраполяции применяется когда оцениваются отдельные виды ресурсов в целом по предприятию, объединению, а также полезный эффект продукции мелкосерийного производства. Срок прогнозирования до 5 лет
5. Индексный метод применяется при прогнозировании полезного эффекта, мощностей оборудования каждого вида. Виды укрупненных затрат ресурсов в целом по предприятию. Срок прогнозирования до 5 лет.
6. Экспертный метод применяется при проведении прогнозирования возможных рынков сбыта по данному виду полезного эффекта, сроков обновления выпускаемой продукции, по прочим вопросам маркетинга и технического уровня продукции. Срок прогнозирования не ограничен.
7. Метод оценки технических стратегий применяется для формирования требований к разрабатываемому изделию в виде набора целей и определения средств, способов и путей, необходимых для достижения поставленных целей.
8. Функциональный метод применяется при прогнозировании возможности появления на данном рынке сбыта новых материальных носителей данного вида полезного эффекта. Срок прогнозирования не ограничен.
9. Комбинированный метод применяется для всех видов прогнозирования полезного эффекта. Срок прогнозирования неограничен.
Практическое применение того или иного метода прогнозирования определяется
такими факторами, как объект прогноза, его точность, наличие исходной
информации, квалификация прогнозиста и др.
Конечная цель системы менеджмента — увеличение массы прибыли за счет повышения конкурентоспособности товара, расширения рынка его сбыта и обеспечения устойчивости работы фирмы. Другими словами, улучшения финансового состояния фирмы можно достигнуть за счет повышения качества товара (чем выше качество, тем выше цена), реализации политики ресурсосбережения, увеличения программы выпуска конкурентоспособного товара, организационно-технического и социального развития фирмы. Любые мероприятия по улучшению этих сторон деятельности отражаются на росте прибыли фирмы—изготовителя товара.
У потребителя товара главными критериями являются качество товара, его цена и затраты на использование.
Эти особенности проявления эффективности развития системы менеджмента в сферах производства и потребления товара требуют применения разных методик расчета экономического эффекта при унифицированных принципах подхода к этим расчетам. К принципам экономического обоснования относятся:
1) учет фактора времени;
2) учет затрат и результатов за
жизненный цикл товара;
3) применение к расчету системного
подхода;
4)
применение к расчету комплексного подхода;
5) обеспечение многовариантности
технических и организационных решений;
6) обеспечение сопоставимости вариантов по
исходной информации;
7) учет факторов неопределенности и риска;
Рассмотрим подробнее эти требования (или принципы).
Сущность фактора времени заключается в том, что инвестор, вложив свои средства в какое-нибудь мероприятие, через несколько лет получит большую сумму. Отняв от этой суммы первоначальные вложения, получим прибыль от вложений. Сегодняшний рубль дороже завтрашнего.
Фактор времени выражается через коэффициент дисконтирования.
Применение к расчёту экономического эффекта системного подхода выражается в том, что эффект считается по "выходу" системы.
Применение комплексного подхода к расчету экономического эффекта выражается в том, что наряду с расчетом прямого экономического эффекта от реализации технических новинок необходимо учитывать побочные, сложные по методу расчета, социальный экологический эффекты за счет повышения (улучшения) показателей экологичности и эргономичности нового объекта. К этим показателям относятся: сокращение вредного воздействия на воздушный бассейн, почву, воду, природную среду, повышение уровня автоматизации управления, снижение показателей радиоактивности, уровня шума, вибрации и др. Эти показатели должны обеспечивать сохранение жизни (здоровья) человека и охрану окружающей природной среды.
Обеспечение многовариантности технических и организационных решений является одним из важнейших принципов менеджмента. Без анализа международного опыта, непосредственных конкурентов нечего браться за дело, тратить впустую капитал. Инвесторы (частные или государственные) в условиях рыночных отношений, в условиях жесткой конкуренции должны не семь, а сто раз отмерить (с помощью ЭВМ), чем отрезать. Трудно, но рынок не терпит шапкозакидательского менеджмента. Можно еще раз вспомнить соотношение 1 : 10: 100: 1000, где один доллар — "экономия" (в кавычках) на принятии упрощенного решения на стадии его формирования, а 10, 100, 1000 — потери на последующих стадиях жизненного цикла решения. К реализации принимается вариант с наибольшим экономическим эффектом.
Сопоставимость вариантов расчета по исходной информации
обеспечивается путем приведения их к одному объему (как правило, по
новому варианту), к одним срокам, уровню качества, условиям применения. На
практике одновременно не всегда проявляются перечисленные факторы. Некоторые из
них приводятся в сопоставимый вид путем применения для всех вариантов одной и
той же математической модели расчета.
Управленческие решения могут быть оформлены письменно в форме документов, на электронных носителях, либо переданы вербальным путем (например, устные распоряжения).
Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:
а) уровень иерархии нормативно-методического обеспечения - международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;
б) правовой статус документа - обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т.п.);
в) содержание документа - технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т.п.), экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т.п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т.п.).
Обязательные атрибуты документов фирмы - цель документа, основание для разработки, место данной цели (задачи, функции и т.п. подсистемы системы менеджмента), основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели (задачи), потребитель информации, нормы и правила их использования, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы.
Во всех документах должен быть раздел "Основные положения" и в большинстве — "Информационное обеспечение". Примерное содержание раздела "Основные положения":
1) комплексность документа, т.е. рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи, целенаправленность документа;
2) степень соответствия документа (объекта) международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и др. вопросам;
3) степень использования мировых достижений и гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами;
4) количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, воспроизводственный, функциональный и др.);
5) количество примененных при разработке документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе;
6) экономическая обоснованность управленческих решений;
7) повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения;
8) степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;
9) имидж организаций - разработчиков документа и квалификация его разработчиков;
10) органы, согласовавшие и утвердившие документ;
11) степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.
Документы, отвечающие перечисленным критериям (требованиям) качества, будут конкурентоспособными на внутреннем и внешнем рынках. Качество документа является основным условием обеспечения конкурентоспособности товаров, фирм, страны.
Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем документе является обеспечение высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской федерации. В настоящее время действуют более 20 систем документов:
Государственная система стандартизации (ГСС);
Единая система конструкторской документации (ЕСКД);
Единая система технологической документации (ЕСТД);
Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП);
Единая система обеспечения единства измерений (ГСН);
Система стандартов безопасности труда (ССБТ);
Разработка и постановка продукции на производство (СРПП);
Государственная система "Надежность в технике";
Системы качества (СК);
Система сертификации и др.
При разработке этих систем были учтены требования международных стандартов и рекомендаций ИСО (Международной организации по стандартизации), МЭК (Международной электротехнической комиссии) и др. организаций.
Ведение регулярного, полного и качественного учета функционирования системы менеджмента является одним из основных условий повышения ее эффективности. Учет должен быть организован по выполнению всех планов, программ, заданий по таким параметрам, как количество, качество, затраты, исполнители и сроки.
Требования к учету:
1) обеспечение полноты, т.е. ведение учета по всем подсистемам системы менеджмента, показателям качества, количества и ресурсоемкости товаров, подразделениям фирмы, товарным рынком и т.п.;
2) обеспечение динамичности, т.е. учет показателей в динамике и использование результатов учета для анализа;
3} обеспечение системности, т.е. учет показателей системы менеджмента и ее внешней среды (макросреда страны, инфраструктура региона, микросреда фирмы);
4) автоматизация учета на основе компьютерной техники;
5) обеспечение преемственности, применяемости и перспективности учета;
6) использование результатов учета в стимулировании качественного труда.
Связь между планированием и контролем — критична, т.к. она содействует определению производительности относительно установленных в процессе планирования стандартов. В бизнесе можно делать корректировки для регулирования качества и количества продукции, или вносить изменения в сам процесс переработки в том случае, если не достигаются желаемые стандарты, цели и задачи.
Такая связь также приводит к лучшему взаимопониманию или обратной связи, т. к. те, кто планирует, не всегда являются теми, кто управляет, и эти две группы должны взаимодействовать, чтобы успешно выполнять свои задачи.
Реализация управленческих решений, включая процесс контроля.
Контроль — важнейший этап в управлении, с действиями, которые позволяют предпринимателю сравнивать реальные результаты с желаемыми. Эффективный процесс управления устанавливает основные критерии для оценки прогресса и внесения изменений в случае необходимости.
Функция контроля становится средством наблюдения за выполнением работ и корректирования для гарантированного достижения соответствующих результатов. Контроль имеет 4 основных компонента:
1. Определение стандартов качества и целей управления.
2. Выбор основных пунктов измерения.
3. Определение соответствия деятельности и ее результатов принятым стандартам.
4. Корректирование операций, не соответствующих ожиданиям, или изменение неадекватных стандартов.
Сравнивая качество процесса с принятыми стандартами, менеджеры часто вынуждены осуществлять корректирующие действия, что в свою очередь, требует последующего контроля качества. В этом и состоит суть непрерывного процесса управления.
В малом бизнесе могут быть использованы несколько типов контроля. Каждый из них используется отдельно, однако все они имеют достоинства и могут использоваться в комбинации.
Предварительный контроль разработан для подготовки ресурсов как людских, так и материальных, для доступа к ним в необходимые моменты бизнеса. Такой подход называется “будь готов” и используется, когда целью плана является обеспечение всем необходимым для успешной операции. Примером может служить статистический контроль качества, который предполагает непрерывное наблюдение за процессом, чтобы исключить проблемы до того, как они появятся, а не для того, чтобы просто ограничиваться их фиксацией.
Второй тип контроля относится к сравнительным стандартам для определения отклонений по мере их возникновения и для продолжения необходимых корректировок. Этот метод требует качественной временной информации по периодам.
Третий метод контроля обеспечивает экранный процесс, в котором прежде, чем операции смогут продолжиться, должны быть осуществлены специфические процедуры или выполнены определенные условия. Этот тип контроля может входить в полномочия всех рабочих, менеджеров и контролеров. Банки, например, используют экранный контроль, когда отток большей части клиентов должен быть санкционирован высшим руководством. Наконец, заключительный контроль измеряет результаты и определяет действия, которые должны быть выполнены в течение следующего операционного цикла. Этот тип контроля применяется в бизнесе услуг как путь установки новых стандартов или как основа определения вознаграждений и бонусов.
Эффективная система контроля должна определять основные области результатов, важные для обеспечения успеха операций. Основные области результатов включают деятельность в большинстве или даже во всех из направлений: в производстве, маркетинге, полном менеджменте и в финансовых функциях. Для каждого из этих направлений могут быть установлены свои собственные стандарты ведения процесса и его качества.
Малые фирмы могут рассматривать несколько сфер деятельности для нахождения основных областей результатов. Многие фирмы определяют все или большинство из областей, приведенных ниже, как важные, и рассматривают их как часть процесса контроля. Когда возникают отклонения от ожидаемых результатов в любой из этих областей, фирма уже настороже, чтобы внести коррективы в ход процесса.
Производство: оценка расходов сырья и материалов, вложения и
выпуск продукции, производственные издержки, качество.
Маркетинг: прибыль, удовлетворение потребителей, реклама и продвижение товара, персональные продажи.
Генеральный менеджмент: стратегическое планирование, организация и этика, управление человеческими ресурсами, эффективный контроль.
Финансы: капитальные вложения, контроль и переучет товара, денежные потоки, учет и налоги.
Очевидно, точки контроля в каждом бизнесе могут быть различными. Тем не менее, все фирмы должны исследовать свои действия для определения основных областей результатов, внутри которых осуществляется контроль, устанавливаются отклонения от стандартов и предпринимаются меры коррекции.
Информационное обеспечение - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента.
Руководитель 50—90% всего времени тратит на процесс обмена информацией.
Обмен информацией - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, что бы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал — средство передачи информации.
4. Получатель — лицо. которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Основные требования к качеству информации:
• своевременность;
• достоверность (с определенной вероятностью);
• достаточность;
• надежность (с определенной степенью риска);
• комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
Система управления на предприятии должна определять:
1. С.Н. Тидор Психология управления: от личности к команде. Петрозаводск. - Периодика, 1997, 252 с.
2. Р.А. Факхутдинов Разработка управленческого решения. М. - Бизнес - школа, 1997,207 с.
